为进一步提高议事效率，增强会议的严肃性，确保学院会议规范有序召开，现就进一步规范会议管理事宜通知如下：
一、会议召开时间
党委会和院长办公会议原则上每两周召开1次，如遇特殊情况，可临时动议召开。需院级领导出席的会议须提前一周凭会议方案或议程分别汇报分管领导、主要领导同意，党政办公室列入周工作计划后方可召开，临时性会议不予召开，省市有明确要求的除外。
二、议题确定程序
提请党委会和院长办公会议讨论决定的议题，按以下程序进行：
（一）初报初审。如有需要提交会议研究的事项，由各职能部门提前将计划提交会议讨论的议题汇报分管领导初审，并进行充分论证。
（二）报送审核。分管领导同意提交会议研究的议题，由相关职能部门按照规范起草议题汇报材料，并填写党委会、院长办公会议议题申报表（附件1），经分管领导审签，并征得主要领导同意后，将议题申报表和汇报材料交党政办公室。
（三）议题申报表未严格按照规范填写、汇报材料未严格按照规范撰写的，党政办公室有权退回。有下列情形之一的，不纳入党委会和院长办公会议会议研究：
1.事先未经分管领导审核的；
2.未经主要领导同意临时提议的；
3.未按议题确定程序审批、汇报材料不规范的；
4.未能提前提交汇报材料的；
5.其他不符合会议研究范围的。
三、议题汇报
（一）议题一般由所涉及的部门主要负责人汇报，汇报人不能到会的，向会议主持人请假同意后，由副职汇报。
（二）汇报议题要突出重点，条理清晰，简明扼要，汇报要紧密围绕议题发表意见。时间一般不得超过5分钟。讨论发言中，与会人员如相对先前发言人无新的意见，则只表态，不重述。
四、汇报材料
（一）规范撰写
议题汇报材料必须主题明确，简明扼要，内容格式要严格按照规范要求（附件2），内容及格式不符合要求的，将予以退回处理，直至取消议题。上会材料（胶印，一式八份）务必于会前提交党政办公室。
（二）规范排版
1.页边距：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；行距：固定值28磅；
2.标题：二号方正小标宋简体（关于XXX有关情况的汇报）；
3.正文：三号仿宋_GB2312，数字用Times New Roman(新罗马数字），页码页脚外侧。一级标题：黑体三号“一”；二级标题：楷体三号“（一）”；三级标题：三号仿宋_GB2312加粗“1.”；四级标题：三号仿宋_GB2312加粗“（1）”。
附件：1.党委会、院长办公会议题申报表
2.党委会、院长办公会议汇报材料模版
党政办公室
2024年5月16日
