第一章 总 则
第一条 为进一步规范学院公文处理程序，提高公文处理工作水平，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012），结合学院实际，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于学院内各党政机构、群团组织及教学科研机构公文处理工作。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、精简、高效的原则，力求做到及时、准确、安全。
第五条 党政办公室是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并指导全院各部门的公文处理工作。各部门应指定专人负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 学院常用的公文种类有：
（一）决议。适用于党代会、教代会、党委会等党政会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对学院重要事项、人事变动等作出决策安排，奖惩有关部门和人员、变更或者撤销各部门不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在校内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求各部门、各单位周知或执行的事项，任免人员，批转、转发、印发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复各部门、各单位的请示事项。
（十）函。适用于学院和不相隶属的单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载各种党政会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。
第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，需张贴的公文用纸幅面可根据实际需要确定。
第十条 学院的公文版头包括：“中共庆阳职业技术学院委员会文件”、“庆阳职业技术学院文件”、“庆阳职业技术学院”。
第四章 行文规则
第十一条 学院党委、行政、工会、团委可以单独行文。其他部门原则上不得以“庆阳职业技术学院××处（系）文件”形式制发部门文件。
第十二条 各部门工作中重大问题需由学院发文的，该部门自行拟稿，由党政办公室审核并报院领导审签后，使用相应发文字号统一行文。学院目前使用的发文字号分别为：庆职院党发、庆职院发。
第五章 发文办理
第十三条 发文办理的主要程序是：
（一）拟稿。由公文主办部门拟稿，要求内容准确、主题突出、观点鲜明、表达确切。拟稿完成后，在文稿首页附上发文稿纸，并按要求填写有关栏目。
（二）审核。公文文稿签发前，由党政办公室负责审核。对不符合要求的公文，党政办公室可将文稿退回主办部门进行修改。
审核的重点是：
1、是否符合行文规则；
2、内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；
3、文种是否正确，格式是否规范。
（三）会签。由主办部门的主管院长审核并签署意见。
（四）签发。以学院党委名义上报或下发的公文，由党委书记签发；以学院名义上报或下发的公文，由院长签发；领导人在发文单上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。
（五）登记。党政办公室对已经院领导签发的公文进行登记和编号。
（六）印发。公文印制完毕，党政办应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，确保无误后加盖公章并分发、存档。
第六章 收文办理
第十四条 收文办理的主要程序是：
（一）签收。
1、注明送学院的上级来文、平行单位来函、公文分别按党政两条线由党政办签收并编号登记。
2、领导、工作人员开会、外出办事带回的文件及各部门收到的公文也要按党政两条线由党政办登记。
3、对重要的电话指示、通知，应在《电话记录簿》上记录来电机关、人员姓名、时间、内容，视作收文处理。重要的传真亦作收文处理。
（二）拟办。收文经党政办负责人提出拟办意见，再呈送书记、院长批办。
（三）批办。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（四）承办。承办公文的部门和个人，要按公文要求与领导批办意见，认真负责地迅速办理。内容涉及几个部门的，应确定一个主办部门，主办部门应主动与有关部门协商、会签，有关部门应积极协作配合。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。公文一律通过专人传递。
（六）催办。党政办公室要对经手公文及时催办。对于重要、紧急的公文，分管领导要亲自督促、检查。
（七）答复。公文处理应当件件有着落。办理完毕后，承办人员应在《文件处理单》的下栏简要写明办理情况与结果，并签署姓名与日期。若该文因故不办或者不需办理，也应在该栏注明。若发现该栏未填处理结果情况，党政办公室应督促承办人员填写并签字后再归卷。办文过程中产生的相关材料应和来文放在一起，事毕党政办公室立卷归档。
第七章 公文归档
第十五条 公文办公室理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应归档的公文。
第十六条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档，要保证归档公文齐全、完整，便于保管和利用。
第十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定每年年终向档案室移交。
第八章 公文管理
第十八条 公文由党政办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖证明章。
第二十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经党政办公室负责人批准，可以销毁。公文的保密按有关规定办理。
第九章 附 则
第二十二条 本细则由党政办公室负责解释。
第二十三条 本细则自印发之日起施行。
